这是我见过的，最好的工作流设计
- Yong Yang
我工作了11年+，使用过很多项目管理工具，包括公司自研的项管工具。这些工具会涉及到业务流程的管理，会使用到一个叫“工作流”的概念。工作流是一个事务生命周期中所经历的"步骤"和"流转"的集合，代表了实际的业务流程，比如：我写这篇文章为一个任务，其业务流程为：待处理 -> 处理中 -> 评审中 -> 已完成，这四个步骤之间是串行流转的。实际工作中可能会遇到如下类似场景：
如果发起他人评审后提出很多修改建议，需要我继续处理的话，那么在工作流设计上，需要设计一个路径从【评审中】可以流转到【处理中】；
针对评审中的任务，当评审通过后到【已完成】或审批不通过打回到【处理中】，但无需到【待处理】（业务逻辑暂无需此流转，以后需要可随时添加）；
如果发起他人评审时，需要发起人补充评审中重点要关注的内容，那么需要设计一个弹窗让发起人能很方便地录入这个内容，同时将该任务的处理人指派给评审人（而不是先评论，再指派给审批人，最后再改状态到【评审中】）；
为了确保提交评审的文章质量，需要在发起人团队内部由 TL 先 Review 一遍，然后必须由该 TL 本人来提审，而该团队其他人无权限发起评审；
为了保证文章初稿质量，在创建写作任务时，定了几个 Checklists。在提交他人审核时，需对Checlists 做校验，必须都打钩后才能提审，否则提示“无法提审，因为您有未完成的Checklist”；
我使用过的所有涉及到流程管理的软件中，能很完美满足以上场景的是 Atlassian Jira，因为 Jira 在工作流方案的设计上考虑得更长远，是基于开源框架 Open Symphony 的 OSWorkflow 开发，配置灵活、扩展性强。
我使用一个专门的项目来管理我个人的所有写作任务，感觉效果很不错，工作流简洁，让每个任务透明地呈现给我的 Manager 及其他同事，他们可以通过评论随时给我一些建议等输入。我的 Manager 决定：其他同事也来 follow 我的实践方式，给他们每个人创建一个专属项目来管理任务进展。这时会面临一个问题：我的项目工作流如何共享给其他同事呢？有人会回答：直接copy一份一模一样的。那么你有想过后期维护成本吗？如果在发展过程中，有些人对其工作流程做了定制化改动，那么随着时间的推移，就会出现很多不同版本的工作流，不同的流转规则，不同的实践方式，这个违背了我的 Manager 初衷，且对维护工作流的人员来说是个“地狱”（假如我有50个同事的话）。
大家可以想下：你曾经见过的解决以上问题比较好的方案是什么？我见过的是：Jira 工作流方案，利用工作流方案，可以将一个标准化工作流复用到 N 个项目中，使这些项目保持一致的流程流转。这样做的好处有：
一致的业务流程意味为已经成为 SOP，大家认知与实践一致，沟通与协同非常简便，减少很多不必要的扯皮与无效的沟通成本；
统一的业务流程产生统一的数据流和数据模型，让业务数据分析更简单；
多项目工作流维护成本很低，只需在这个标准化工作流上进行修订，所有使用这个工作流的项目即刻产生新变化；
关于工作流话题，我之前在【跟YY哥学Jira】视频号和【YY哥的小屋】公众号分享过不少材料。感兴趣的朋友，可以关注后欣赏，都是比较实用的干货。
最后，我赠送给大家一份礼物：是在备考 ACP-610 过程中梳理的一张关于工作流的大图，ACP-610 是管理 Jira 项目（Data Center）的 Atlassian 认证，对认证感兴趣的同学可以看下 我用了7个月拿下3个ACP认证。打造一个优秀的团队需要三件宝物：a）良好的文化；b）配套的流程和工具；b）团队最佳实践。你的团队离优秀还有多远距离？如果你有项目管理和流程改进方面的需求，欢迎在评论区留言或单独联系我。祝周末愉快！
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